Tổng quan quy trình xuất khẩu yến sào sang Trung Quốc
Quy trình xuất khẩu yến sào sang Trung Quốc theo đường chính ngạch là chuỗi bước nối tiếp nhau, bắt đầu từ nhà yến và chỉ kết thúc khi lô hàng được thông quan tại cửa khẩu phía Trung Quốc. Nghị định thư về yêu cầu kiểm dịch đối với tổ yến được hai nước ký ngày 9/11/2022, và lô hàng chính ngạch đầu tiên được công bố ngày 16/11/2023. Ngày 15/4/2025, hai bên ký Nghị định thư mới, bổ sung tổ yến thô bên cạnh tổ yến đã làm sạch. Điểm chung của các văn bản này là kiểm soát chặt chẽ từ khâu nuôi, thu hoạch, chế biến đến đóng gói và vận chuyển. Không bước nào có thể làm tắt, vì hồ sơ của bước sau luôn dựa trên kết quả của bước trước. Bài viết trình bày lần lượt các bước chính, giúp doanh nghiệp và chủ nhà yến hình dung việc cần chuẩn bị và những điểm dễ vướng mắc khi đưa yến Việt Nam vào thị trường tiêu thụ tổ yến lớn nhất thế giới.
Bước 1: Đăng ký mã số nhà yến và chuẩn hóa vùng nguyên liệu
Bước đầu tiên của hoạt động xuất khẩu yến sang Trung Quốc diễn ra ngay tại nhà yến. Theo yêu cầu phía Trung Quốc, nguyên liệu phải đến từ cơ sở nuôi chim yến đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, và danh sách này được gửi cho Tổng cục Hải quan Trung Quốc. Chủ nhà yến cần kê khai thông tin với chính quyền cấp xã, sau đó đăng ký trên hệ thống cơ sở dữ liệu chăn nuôi và chọn mục đăng ký xuất khẩu. Cơ quan chăn nuôi, thú y cấp tỉnh kiểm tra thực tế trước khi mã số nhà yến được cấp. Mã số này giúp doanh nghiệp chế biến chứng minh nguồn gốc nguyên liệu, đồng thời xuất hiện trên bao bì tổ yến thô và trong giấy chứng nhận đi kèm lô hàng. Nhà yến còn phải ghi chép thời gian thu hoạch, sản lượng và tham gia giám sát dịch bệnh, nhất là cúm gia cầm và bệnh Newcastle. Thiếu hồ sơ hoặc không đạt giám sát, nhà yến sẽ bị loại khỏi chuỗi chính ngạch.
Bước 2: Đăng ký GACC cho cơ sở chế biến tổ yến
Kế đến, doanh nghiệp chế biến phải hoàn tất việc đăng ký GACC, tức đăng ký với Tổng cục Hải quan Trung Quốc. Tổ yến thuộc nhóm thực phẩm mà hồ sơ đăng ký phải có kết quả thẩm định và văn bản đề nghị của cơ quan có thẩm quyền nước xuất khẩu. Tại Việt Nam, cơ quan thú y thuộc Bộ Nông nghiệp và Môi trường hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra nhà xưởng rồi gửi đề nghị. Phía bạn có thể kiểm tra trực tuyến hoặc cử chuyên gia sang đánh giá. Chỉ khi có mã số đăng ký, doanh nghiệp mới được xuất hàng, và chỉ sản phẩm sản xuất sau thời điểm đăng ký mới được chấp nhận. Từ ngày 1/6/2026, quy định mới của Hải quan Trung Quốc về đăng ký cơ sở sản xuất thực phẩm nước ngoài có hiệu lực. Theo các bản phân tích quy định này, mã đăng ký có thời hạn năm năm, riêng nhóm tổ yến phải chủ động xin gia hạn trong khoảng từ ba đến mười hai tháng trước khi hết hạn.
Bước 3: Ký hợp đồng với nhà nhập khẩu Trung Quốc
Song song với việc đăng ký cơ sở, doanh nghiệp cần tìm đối tác và ký hợp đồng với nhà nhập khẩu Trung Quốc. Bước này thường bị xem nhẹ nhưng ảnh hưởng lớn đến tiến độ, bởi phía nhập khẩu cũng có thủ tục riêng. Theo hướng dẫn thông quan được các trang chuyên ngành thực phẩm Trung Quốc tổng hợp, nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu đều phải được ghi nhận hồ sơ trên nền tảng trực tuyến của hải quan nước này. Riêng tổ yến thô chỉ được đưa về cơ sở gia công đã khai báo với hải quan để tiếp tục chế biến, không được bán lẻ. Khi đàm phán, hai bên nên thống nhất chủng loại sản phẩm, quy cách đóng gói, nội dung nhãn, điều kiện giao hàng, thanh toán và trách nhiệm khi lô hàng bị từ chối. Nhà nhập khẩu phải kê khai mã đăng ký của cơ sở sản xuất trên tờ khai, nên thông tin giữa hai bên cần khớp chính xác. Hợp đồng rõ ràng giúp hạn chế tranh chấp.
Bước 4: Thu mua, sản xuất và xử lý nhiệt theo yêu cầu
Khi đã có mã đăng ký và đơn hàng, doanh nghiệp tổ chức thu mua và sản xuất. Ở giai đoạn này của quy trình xuất khẩu yến sào, nguyên liệu chỉ được nhận từ nhà yến có mã số, kèm thông tin thời gian thu hoạch và khối lượng để phục vụ truy xuất nguồn gốc. Theo quy định phía Trung Quốc, tổ yến thô phải được loại bỏ phân, đất, không nấm mốc và không chứa chất bổ sung; tổ yến ăn được phải loại bỏ hiệu quả tạp chất và lông. Yêu cầu then chốt là xử lý nhiệt: nhiệt độ tâm sản phẩm không thấp hơn 70 độ C và duy trì ít nhất 3,6 giây, nhằm bất hoạt virus cúm gia cầm và virus gây bệnh Newcastle. Doanh nghiệp cần thiết bị đo, ghi nhiệt độ và lưu hồ sơ từng mẻ để xuất trình khi được kiểm tra. Cơ sở cũng phải vận hành hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, tách biệt khu nguyên liệu với khu thành phẩm. Hàng xuất khẩu nên được đánh số lô riêng để dễ thu hồi.
Bước 5: Kiểm nghiệm, đóng gói và ghi nhãn lô hàng
Trước khi xuất hàng, mỗi lô cần được lấy mẫu kiểm nghiệm. Theo nội dung Nghị định thư được báo chí công bố, tổ yến thô cần kiểm tra các chỉ tiêu liên quan đến virus cúm gia cầm, virus Newcastle và cảm quan; tổ yến đã chế biến còn phải kiểm tra thêm dư lượng nitrit và nhôm. Mẫu nên được gửi tới phòng kiểm nghiệm được công nhận. Sản phẩm đạt yêu cầu được đóng gói bằng vật liệu mới, phù hợp tiêu chuẩn vệ sinh quốc tế, bao bì trong và ngoài đều niêm phong. Nhãn thể hiện bằng tiếng Trung và tiếng Anh các thông tin như tên sản phẩm, khối lượng, mã số đăng ký của cơ sở chế biến, điều kiện bảo quản, ngày sản xuất và hạn sử dụng; tổ yến thô còn có mã số nhà yến. Bao bì tổ yến thô cần ghi rõ sản phẩm chỉ dùng để gia công tại cơ sở chế biến, không dùng để bán lẻ. Chi tiết về nhãn sẽ được phân tích ở bài riêng.
Bước 6: Kiểm dịch thú y và cấp giấy chứng nhận
Bước tiếp theo là làm thủ tục kiểm dịch thú y cho lô hàng. Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thú y có thẩm quyền, kèm kết quả kiểm nghiệm, hồ sơ nguồn gốc nguyên liệu, nhật ký xử lý nhiệt và thông tin đóng gói. Cơ quan kiểm dịch kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng khi cần, rồi cấp giấy chứng nhận theo mẫu hai nước đã thống nhất. Theo quy định của phía Trung Quốc, mỗi lô hàng phải kèm một bản chính giấy chứng nhận vệ sinh thú y chính thức bằng tiếng Trung và tiếng Anh. Giấy chứng nhận xác nhận các nội dung như mã số nhà yến cung cấp nguyên liệu, kết quả giám sát dịch bệnh và việc sản phẩm đã được xử lý nhiệt đúng yêu cầu. Bất kỳ sai lệch nào giữa chứng thư, nhãn hàng và tờ khai đều có thể khiến lô hàng bị giữ lại hoặc trả về. Doanh nghiệp nên đối chiếu kỹ số lô, khối lượng và số kiện trước khi nhận chứng thư.
Bước 7: Thủ tục hải quan xuất khẩu và vận chuyển
Khi đã có chứng thư kiểm dịch, doanh nghiệp làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại Việt Nam. Bộ hồ sơ thường gồm tờ khai hải quan điện tử, hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận kiểm dịch thú y và giấy chứng nhận xuất xứ. Nếu hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ, doanh nghiệp có thể đề nghị cấp C/O theo Hiệp định thương mại hàng hóa ASEAN – Trung Quốc để nhà nhập khẩu được xem xét hưởng ưu đãi thuế. Mã HS, trị giá và mô tả hàng hóa cần thống nhất với hợp đồng và chứng thư. Về vận chuyển, doanh nghiệp có thể chọn đường bộ qua các cửa khẩu phía Bắc, đường hàng không hoặc đường biển, tùy khối lượng và yêu cầu thời gian. Yến khô cần giữ khô ráo; sản phẩm chưng sẵn phải tuân thủ điều kiện bảo quản trên nhãn. Hàng phải giữ nguyên niêm phong suốt hành trình, và doanh nghiệp nên xác nhận trước với đối tác rằng cửa khẩu dự kiến đủ điều kiện tiếp nhận nhóm hàng tổ yến.
Bước 8: Kiểm tra tại cửa khẩu Trung Quốc và lưu ý chung
Khâu cuối cùng của quy trình xuất khẩu yến sào diễn ra tại cửa khẩu phía Trung Quốc. Nhà nhập khẩu khai báo qua hệ thống một cửa thương mại quốc tế của nước này, trong đó phải ghi mã đăng ký của cơ sở sản xuất và mục đích sử dụng là thực phẩm. Hải quan Trung Quốc kiểm tra chứng từ, đối chiếu nhãn, niêm phong và có thể lấy mẫu. Lô đạt yêu cầu được cấp giấy chứng nhận kiểm tra hàng nhập khẩu và được lưu thông; lô không đạt có thể bị buộc tiêu hủy hoặc trả về. Phía Trung Quốc cũng có thể đánh giá lại các cơ sở đã đăng ký. Doanh nghiệp nên lập danh mục kiểm tra cho từng bước, thường xuyên cập nhật văn bản mới của hai nước và giữ liên lạc với cơ quan thú y. Nhìn chung, quy trình xuất khẩu yến sào sang Trung Quốc đòi hỏi nhiều công sức, nhưng khi được thực hiện bài bản, đây là con đường bền vững giúp yến Việt Nam khẳng định chất lượng trên thị trường lớn.